Resoluções de ano novo: como organizar o setor administrativo do condomínio

Com a chegada de 2024, muitas pessoas fizeram suas resoluções para tornar este ano um marco de realizações. Alguns adotam novos hábitos de vida, outros fazem planos para futuras viagens. Já para as administradoras de condomínios e síndicos, recomendamos que uma das resoluções seja potencializar o setor administrativo do condomínio.

A administração de condomínios não é uma tarefa fácil. Exige muita dedicação, organização, visão estratégica e paciência para tomar as melhores decisões. Porém, saber administrar com inteligência traz uma diferença positiva para sua atuação e, consequentemente, para todos os condôminos.

Neste artigo, trouxemos algumas dicas de como pode organizar de forma inteligente o setor administrativo do seu condomínio, unindo eficiência e pensamento estratégico para potencializar o melhor uso dos recursos.

5 dicas fundamentais para uma administração de condomínios eficiente

1 - Faça uma reserva de segurança

Uma das primeiras medidas que você precisa tomar para garantir uma administração eficiente e bem estruturada é organizar uma reserva de segurança. Ela será o alicerce financeiro do condomínio caso haja inadimplência ou imprevistos que prejudiquem o orçamento mensal.

Guardando uma pequena quantia mensalmente – seja por meio de uma taxa dedicada para este fim ou uma porcentagem do orçamento bruto arrecadado todo mês – já é possível montar uma reserva de segurança consistente. 

Só fique atento, no entanto, para que a organização da reserva não cause prejuízos ao faturamento mensal do condomínio. Se o objetivo da economia é justamente evitar o acúmulo de dívidas, é incoerente que sua montagem resulte em pendências financeiras.

Outro ponto importante: a reserva de segurança precisa ser aprovada em assembleia com os condôminos. Qualquer atitude que não passe por esse processo poderá resultar em problemas jurídicos porteriormente.

2 - Saiba priorizar gastos

Um condomínio exige uma gama bastante ampla de gastos. Alguns fixos – como contas de luz e água – e outros variáveis – como a manutenção, por exemplo.

Por este motivo, é muito importante saber como priorizar tais custos. Afinal, você consegue planejar mensalmente os pagamentos e, ainda, direcionar um valor para investimentos futuros.

Aliás, dedicar uma reserva para investimentos no prédio é de suma importância. Além de tornar o dia a dia no condomínio mais confortável, investir em tecnologia para segurança do prédio, por exemplo, valoriza o empreendimento.

3 - Sempre leve em conta a possibilidade de inadimplência

Na organização do seu orçamento, sempre leve em consideração a possibilidade de inadimplência. Por essa razão, o ideal é ter uma folga entre o valor arrecadado e os gastos totais. Desta forma, se houver uma arrecadação menor do que a devida, você tem a segurança de que ainda consegue honrar com seus compromissos.

Por isso, oriente seu setor administrativo a sempre contabilizar esse possível “vácuo” de orçamento. Apesar do parâmetro de gastos ideal ser a arrecadação real do condomínio – ou seja, o pagamento integral de todas as mensalidades – sabemos que imprevistos podem acontecer.

4 - Utilize softwares de gestão

A tecnologia é uma das principais aliadas quando o foco é estruturar um bom setor administrativo. Logo, possuir um sistema voltado para gestão será muito importante para trazer agilidade e eficiência para o dia a dia do condomínio. Afinal, essas ferramentas permitem a criação e gerenciamento de planos de ação, cronogramas, lista de atividades, etc.

Adotar um software de gestão é o primeiro passo que precisa dar ao reestruturar o setor administrativo do condomínio. A otimização de tempo e facilidades que ele te apresenta trará eficiência ao seu trabalho.

Economizar para investir em segurança

Uma gestão inteligente gera economia e a possibilidade de investir em melhorias para o condomínio. Tais aprimoramentos visam evoluir a experiência de moradia dos proprietários. Nesse aspecto, uma das melhores apostas é investir em tecnologias de segurança do empreendimento, tais como sistemas de monitoramento, sensores de movimento, nobreaks, entre outros recursos.

A portaria remota, por exemplo, engloba todas essas tecnologias em um único sistema, capaz de cuidar da segurança do condomínio como um todo. Afinal, ela oferece uma metodologia de acesso ágil, ao passo que amplifica os protocolos de segurança tradicionais.

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